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CRM-Beratung & Automatisierungen Wir hören nicht beim Lead auf.

Wir verbinden Marketing, CRM und Sales-Prozesse, damit aus Anfragen strukturierte Abläufe und aus guten Leads Kunden werden. Jede Anfrage landet an einem Ort, mit Quelle, und bekommt einen nächsten Schritt.

Kurz erklärt

Was ist ein CRM?

Ein CRM (Customer Relationship Management) ist das System, in dem alle Anfragen und Kunden an einem Ort stehen: mit Quelle, zuständiger Person, Status und nächstem Schritt. Automatisierungen sorgen dafür, dass Bestätigungen, Erinnerungen und Nachfassen nicht vom Gedächtnis abhängen. So wird aus einem Lead ein Kunde:

  1. Lead
  2. CRM
  3. Follow-up
  4. Verkauf
  5. Kunde

Wo Anfragen heute oft liegen: Im Postfach. In der Excel-Liste. Im WhatsApp-Chat. Im Kopf vom Chef. Ein System.

Eine Anfrage kostet Werbebudget, Content und Zeit. Wenn sie danach im falschen Postfach liegt, war alles davor umsonst.

Ein CRM gibt jeder Anfrage einen Ort, eine zuständige Person und einen nächsten Schritt. Automatisierungen sorgen dafür, dass dieser Schritt auch passiert.

Die Pipeline

Fünf Stufen. Jede Anfrage weiss, wo sie steht.

So sieht eine typische Pipeline aus. Die Stufen passen wir an deinen Verkauf an. Unter jeder Stufe steht, was dort automatisch passiert.
  1. Neu

    Die Anfrage kommt an: über das Formular, den Kalender, ein Telefonat oder eine Lead-Anzeige.

    • Quelle erfasst
    • Zuständig festgelegt
    • Bestätigung verschickt
  2. Kontaktiert

    Jemand aus deinem Team meldet sich. Wer nicht erreichbar ist, bekommt eine Nachricht.

    • Aufgabe: anrufen
    • E-Mail
    • WhatsApp
  3. Termin

    Der Kontakt bucht selbst oder am Telefon. Bestätigung und Erinnerung laufen automatisch.

    • Kalender
    • Erinnerung
    • Unterlagen vorab
  4. Angebot

    Die Offerte ist verschickt. Das System merkt sich, wann nachgefasst wird.

    • Offerte
    • Nachfassen
    • Status sichtbar
  5. Kunde

    Aus der Anfrage ist ein Auftrag geworden. Dieses Signal geht zurück an die Kampagnen.

    • Übergabe
    • Bewertung anfragen
    • Signal an Meta, Google

Zurück in den Kreislauf

Wird aus einer Anfrage ein Kunde, erfahren das auch die Kampagnen. So können sie lernen, welche Anfragen zählen.

Und wer abspringt? Wird mit Grund markiert. Auch das ist eine Information.

Automatisierungen

Wenn das passiert, passiert das.

Automatisierungen sind Regeln. Hier die häufigsten, als Beispiele. Welche Regeln dein Betrieb braucht und welche Fristen gelten, legen wir mit dir fest.
  1. Wenn

    Jemand fragt über die Website an

    Dann

    Der Kontakt landet mit Quelle und Kampagne im CRM. Dein Team bekommt eine Aufgabe, der Kontakt eine Bestätigung.

    Kanal: CRM / E-Mail

  2. Wenn

    Die Anfrage ist nach deiner Frist noch offen

    Dann

    Die zuständige Person wird erinnert. Bleibt sie offen, sieht es die Teamleitung.

    Kanal: Aufgabe

  3. Wenn

    Der Kontakt ist am Telefon nicht erreichbar

    Dann

    Er bekommt eine kurze Nachricht mit einem Link, über den er selbst einen Termin wählt.

    Kanal: WhatsApp / E-Mail

  4. Wenn

    Ein Termin ist gebucht

    Dann

    Beide Seiten bekommen eine Bestätigung, vor dem Termin eine Erinnerung. In der Pipeline rückt der Kontakt auf «Termin».

    Kanal: Kalender / E-Mail

  5. Wenn

    Eine Offerte bleibt unbeantwortet

    Dann

    Zuerst fasst eine E-Mail nach. Danach entsteht eine Aufgabe für einen Anruf.

    Kanal: E-Mail / Aufgabe

  6. Wenn

    Aus der Anfrage wird ein Auftrag

    Dann

    Das CRM meldet den Abschluss an Meta und Google zurück, zum Beispiel über die Conversions API (CAPI), also direkt vom Server an die Werbeplattform. So können die Kampagnen auf Kunden optimieren statt auf Klicks.

    Kanal: Conversions API

  7. Wenn

    Der Auftrag ist abgeschlossen

    Dann

    Der Kunde bekommt eine Bitte um eine Google-Bewertung.

    Kanal: E-Mail

  8. Wenn

    Eine neue Woche beginnt

    Dann

    Du bekommst eine Übersicht: wie viele Anfragen aus welcher Quelle kamen, wo sie stehen und was als Nächstes zu tun ist.

    Kanal: E-Mail / Dashboard

Was wir bauen

Vom Formular bis zum Kundenportal.

Wir arbeiten mit bestehenden CRM-Systemen wie HubSpot oder bauen ein eigenes, wenn Standard-Software nicht zu deinem Ablauf passt.

Erfassen

  • Lead-Management

    Alle Anfragen an einem Ort, mit Quelle, Zuständigkeit und Verlauf.

  • Integrationen

    Website-Formulare, Kalender, Lead-Anzeigen, E-Mail und Telefon laufen im selben System zusammen.

Nachfassen

  • Follow-ups

    Nachfassen nach festen Regeln statt nach Gedächtnis.

  • E-Mail-Automatisierungen

    Bestätigungen, Erinnerungen und Nachfass-Mails, in deinem Ton geschrieben.

  • WhatsApp-Workflows

    Für Kontakte, die lieber schreiben als telefonieren.

  • Terminprozesse

    Buchung, Bestätigung, Erinnerung und Verschiebung ohne Hin und Her.

Steuern

  • Sales-Pipelines

    Stufen, die zu deinem Verkauf passen, nicht zu einer Vorlage.

  • Dashboards

    Anfragen, Termine und Abschlüsse pro Quelle auf einen Blick.

  • Reporting

    Was passiert ist und was als Nächstes zu tun ist.

Bauen

  • Individuelle CRM-Systeme

    Ein eigenes System für deinen Ablauf, wenn Standard nicht reicht.

  • Kundenportale

    Ein geschützter Bereich, in dem deine Kunden Unterlagen, Status oder Termine sehen.

Verkaufsschulung von eCreator bei Arana Care: Der Trainer zeigt auf die Folie «Von Einwand zu Termin», die Teilnehmenden sitzen an Tischen
14Standorte. Ein System.Arana Care führt vierzehn Standorte. Ein individuelles CRM bündelt die Abläufe aller Standorte, dazu kommen Verkaufsschulungen für die Teams vor Ort.Case Arana Care

Verkaufsschulung · Arana Care

Dasselbe Prinzip für Bewerbungen: Im Social-Recruiting-Paket ist ein Bewerber-System enthalten.

Social Recruiting

Im Pro-Paket ist die CRM- und Sales-Infrastruktur enthalten.

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Kundenstimme

Am Ende zählt nicht die Zahl der Anfragen, sondern ob daraus Termine werden.

«Die Agenda ist voll.»

«Man muss nicht immer von den Mitarbeitern hören: Ich habe zu wenig Termine, es läuft nicht. Sondern die Agenda ist voll.»

Costantino Pinelli

CEO, Asset Management Switzerland AG / Video-Interview, LinkedIn eCreator GmbH, 17.06.2026

Aus einem Projekt zur Leadgenerierung mit Kampagnen, Video, Landingpages und Tracking bis zum Lead.

Costantino Pinelli im Video-Interview

Standbild aus dem Video-Interview

Fragen

Fragen zu CRM & Automation.

  • Wann braucht ein KMU ein CRM?

    Sobald Anfragen aus mehr als einem Kanal kommen oder mehr als eine Person verkauft. Spätestens dann, wenn Anfragen im Postfach liegen bleiben, niemand weiss, wer nachfasst, oder unklar ist, aus welcher Kampagne ein Kunde kam.

  • Welches CRM nutzt ihr?

    Das, was zu deinem Betrieb passt: ein bestehendes System wie HubSpot oder ein eigenes, wenn Standard-Software nicht zu deinem Ablauf passt. Entscheidend ist, dass dein Team damit arbeitet.

  • Muss ich mein bestehendes CRM wechseln?

    Nein, nicht zwingend. Oft reicht es, das bestehende System sauber aufzusetzen und mit Website, Formularen und Kalender zu verbinden. Ob das genügt, zeigt die Analyse.

  • Was kostet ein CRM für ein KMU?

    Zwei Teile: die Software und der Aufbau. Lizenzen für ein Standard-CRM wie HubSpot laufen direkt über dich oder werden separat verrechnet, so steht es in unseren AGB; ein eigenes System kostet Entwicklung statt Lizenzen. Der Aufbau hängt davon ab, wie viele Kanäle angebunden, wie viele Automatisierungen gebaut und wie viele Personen eingerichtet werden. Im Pro-Paket ist die CRM- und Sales-Infrastruktur enthalten, als einzelnes Projekt nennen wir den Preis nach dem Gespräch.

  • Kann das CRM mit Meta und Google Ads verbunden werden?

    Ja. Wird aus einer Anfrage ein Termin oder ein Kunde, kann das CRM dieses Signal an Meta und Google zurückmelden, zum Beispiel über die Conversions API. So können die Kampagnen auf echte Termine optimieren statt auf Klicks.

  • Dürfen automatische Nachrichten an Interessenten gehen?

    Ja, an Personen, die selbst angefragt oder eingewilligt haben, zum Beispiel eine Bestätigung, eine Terminerinnerung oder das Nachfassen zu einer Offerte. Werbe-Mails an Adressen ohne Einwilligung verschicken wir nicht automatisch, das verbietet das Schweizer Lauterkeitsrecht (UWG).

  • Wie steht es um den Datenschutz?

    Das klären wir vor dem Aufbau: welches System, wo die Daten gespeichert werden und wer Zugriff hat. Grundlage ist das Schweizer Datenschutzgesetz (revDSG).

Insights

Insights zum Thema.

CRM & AutomationGuide

CRM für KMU: Wann es sich lohnt und wie die Einführung gelingt.

Was ein CRM für KMU leistet, wie du eine einfache Pipeline aufbaust, Lead-Quellen anbindest und Automationen nutzt, und was Datenschutzgesetz und UWG dabei verlangen.

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  • Claudio Peres
  • Fabian Leutwiler Mbah
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